PERSEDIAAN

Banyak orang beranggapan bahwa persediaan hanyalah berupa produk akhir yang siap dijual ke konsumen, misalnya mobil baru, peralatan elektronik, ataupun makanan kaleng. Namun demikian, pengertian persediaan tidaklah hanya berupa produk akhir saja.
Di perusahaan manufaktur, persediaan dapat berupa bahan mentah, suku cadang mesin-mesin, tenaga kerja, produk dalam proses, komponen, modal kerja, peralatan, mesin-mesin dan perlengkapan lainnya.

Persediaan adalah stok barang-barang oleh organisasi untuk memenuhi permintaan pelanggan internal dan pelanggan eksternal. Setiap organisasi/perusahaan memiliki persediaan yang bermacam-macam, misalnya departement store memiliki persediaan untuk semua item yang dijual, toko tanaman memiliki persediaan berupa bermacam-macam pohon dan bunga, penyewaan mobil memiliki persediaan berupa mobil, bahkan sebuah klub sepakbola mengelola ‘persediaan’ berupa pemain-pemain yang dimilikinya. Tujuan  pengelolaan persediaan adalah untuk menentukan jumlah stok persediaan, berapa banyak harus dipesan dan kapan harus dilakukan pemesanan.

Saat ini pengaruh dari konsumen menjadi semakin langsung ke rantai pasok, yang disebabkan konsumen memiliki semakin banyak informasi  mengenai aspek-aspek yang berpengaruh terhadap keputusan mereka untuk membeli suatu barang misalnya harga, kualitas dan pelayanan.  Efisiensi di dalam rantai pasok menjadi semakin penting karena persaingan yang menuntut produsen barang untuk memberikan pelayanan dan harga terbaiknya kepada para pelanggan.  Dalam rangka meningkatkan efisiensi, produsen kemudian melirik beberapa alternatif termasuk alternatif sourcing untuk menekan harga. Perusahaan-perusahaan global semakin banyak yang melakukan global atau paling tidak regional sourcing.

Persediaan dapat dikelompokkan ke dalam empat jenis, sebagai berikut.

1. Fluctuation stock, merupakan persediaan untuk menjaga terjadinya fluktuasi permintaan yang tidak diperkirakan sebelumnya, dan untuk mengatasi jika terjadi kesalahan/penyimpanan dalam prakiraan penjualan, waktu produksi, atau pengiriman barang.
2. Anticipation stock, merupakan jenis persediaan untuk menghadapi permintaan yang dapat diramalkan, misalnya pada musim permintaan tinggi, tetapi kapasitas produksi pada saat itu tidak mampu memenuhi permintaan. Persediaan ini juga dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan sukarnya diperoleh bahan baku sehingga tidak mengakibatkan terhentinya produksi.
3. Lot-Size inventory, merupakan persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar daripada kebutuhan pada saat itu. Cara ini dilakukan untuk mendapatkan keuntungan dari harga barang (potongan kuantitas) karena pembelian dalam jumlah (lot-size) yang besar, atau untuk mendapatkan penghematan dari biaya pengangkutan per unit yang lebih rendah.
4. Pipeline inventory, merupakan persediaan yang sedang dalam proses pengiriman dari tempat asal ke tempat di mana barang itu akan digunakan. Misalnya, barang yang dikirim dari pabrik menuju tempat penjualan, yang dapat memakan waktu beberapa hari atau beberapa minggu.

Dalam mengelola persediaan barang, terdapat tiga biaya yang harus dipertimbangkan pihak manajemen, yaitu biaya penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya kekurangan.

Biaya penyimpanan.

Biaya penyimpanan berkaitan dengan kepemilikan barang secara fisik dalam persediaan. Biaya dalam hal ini meliputi bunga, asuransi, pajak, penyusutan, keusangan, kerusakan, dan biaya dalam pergudangan (misalnya suhu, kelembaban, cahaya, sewa, dan keamanan). Selain itu dalam hal ini juga akan muncul opportunity cost yang berkaitan dengan keuangan yang dapat digunakan untuk kepentingan lain di luar untuk persediaan. Oleh karena itu, biaya penyimpanan ini dapat bermacam-macam besarnya. Berbagai macam komponen dalam biaya penyimpanan tergantung pada tipe item yang disimpan. Misalnya barang-barang yang mudah disembunyikan (pocket camera, calculator, arloji) atau barang-barang mahal (televisi, perlengkapan komputer, mobil) sangat rentan terhadap pencurian. Sedangkan produk yang cepat rusak seperti makanan sangat rentan terhadap kerusakan.  Biaya penyimpanan sering dinyatakan dalam dua bentuk: sebagai persentase harga per unit atau dalam jumlah uang tertentu per unit. Biaya penyimpanan biasanya berkisar antara 20 persen atau 40 persen dari nilai produk.

Biaya pemesanan

Biaya pemesanan adalah biaya yang timbul karena adanya pemesanan dan pengiriman persediaan. Selain biaya pengiriman, yang termasuk biaya pemesanan adalah biaya penyiapan faktur, biaya pemeriksaan saat barang diterima baik pemeriksaan kualitas maupun kuantitas, serta biaya pemindahan barang ke tempat penyimpanan. Biaya pemesanan biasanya dinyatakan dalam suatu jumlah tetap tertentu per pemesanan, tidak tergantung banyaknya pesanan.
Apabila perusahaan memproduksi persediaannya, biaya pemasangan mesin (seperti mempersiapkan peralatan untuk melakukan suatu pekerjaan dengan menyesuaikan mesin, mengganti alat yang diperlukan) dapat disamakan dengan biaya pemesanan. Biaya ini berupa biaya tetap per produksi, tidak tergantung pada jumlah produksi.


Biaya kekurangan

Biaya kekurangan muncul ketika permintaan melebihi persediaan di tangan. Biaya ini termasuk biaya oportunity karena tidak melakukan penjualan, kehilangan kepercayaan konsumen, keterlambatan pembayaran, dan sebagainya. Apabila biaya ini muncul pada item yang digunakan untuk keperluan internal (misalnya untuk memasok lini perakitan, maka biaya keterlambatan produksi dapat disamakan sebagai biaya kekurangan.

Economic Order Quantity (EOQ)

Economic Order Quantity (EOQ) adalah jumlah pemesanan yang paling ekonomis, yaitu jumlah pembelian barang, misal bahan baku atau pembantu, yang dapat meminimumkan jumlah biaya pemeliharaan barang di gudang dan biaya pemesanan setip tahun. Model EOQ ini sangat mudah dan sederhana, namun berlakunya memerlukan asumsi-asumsi sebagai berikut:

1. umlah kebutuhan barang selama setahun dapat diperkirakan dan kebutuhan barang sepanjang tahun relatif stabil.
2. Hanya ada dua macam biaya yang relevan, yaitu biaya pemesanan dan biaya pemeliharaan barang.
3. Biaya pemesanan untuk setiap kali pemesanan besarnya selalu sama, tidak terpengaruh oleh jumlah yang dipesan.
4. Biaya pemeliharaan barang setiap unit setiap tahun selalu sama. Dengan kata lain biaya pemeliharaan barang ini bersifat variabel, tergantung pada jumlah barang yang disimpan dan lama waktu penyimpanan.
5. Usia barang barang relatif lama. Tidak cepat menjadi aus, busuk atau rusak.
6. Harga barang setiap unit barang selalu sama (stabil).
7. Tidak ada kendala atau batasan mengenai jumlah barang dapat dipesan.

Rumus untuk mencari banyaknya jumlah pembelian yang ekonomis (EOQ) sebagai berikut:

Atau

Dimana:

Q = kuantitas pemesanan

D = permintaan rata-rata

S = biaya pemesanan (tetap)

C = biaya per unit

h = biaya pemesanan per tahun sebagai bagian dari biaya produk

H = biaya penyimpanan per unit

n = frekuensi pemesanan

TC = biaya total


Contoh:

Permintaan komputer pada PT. ABC adalah sebesar 1.000 unit per bulan. PT. ABC menetapkan biaya pemesanan sebesar Rp. 4.000.000 setiap kali pemesanan dilakukan. Biaya per unit komputer sebesar Rp. 500.000 biaya penyimpanan sebesar 20%. Tentukan besarnya kuantitas pemesanan setiap kali pesan.

Jawab

D = 1.000 x 12 = 12.000 per tahun

S = 4.000.000

C = 500.000

h = 0,2

=  = 979,79
Artinya, dalam setiap kali pemesanan bahan, maka jumlah yang paling optimal adalah sebesar 979,79 unit.