INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Instrumen dalam audit Sumber Daya manusia diperlukan guna memepermudah dalam pelasanaan audit SDM. Ada beberapa instrumen pengumpulan informasi yang membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya :

Wawancara

Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih baik.

Kuesioner

Karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner jug dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.

Metode metode untuk menganalisa temuan

1. Membandingkan program SDM dengan organisasi
2. Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas
3. Mempercayai suatu ratio atau rata rata staf SDM dengan total
4. Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM apakah sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan
5. Mengelola departemen SDM berdasarkan sasaran

Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah :

• SOP, aturan dan prosedur yang ada
• Pimpinan Departemen SDM atau personalia
• Pimpinan Departemen lain

Contoh pertanyaan audit yang bisa digunakan dalam Audit SDM. Pertanyaan dasar :

• Berapa banyak staff karyawan yang mengurusi SDM di organisasi (termasuk pelatihan)?
• Bagaimana struktur organisasi SDM ?
• Bagaimana anggaran SDM ?

Tentang Perekrutan :

• Bagaimana mencari sumber daya untuk calon karyawan ?
• Bagaimana calon karyawan dipilih dan diseleksi ?
• Bagaimana pemenuhan secara aspek hukum tentang perekrutan?
• Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
• Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Tentang kompensasi dan manfaat

• Apakah ada kebijakan kompensasi untuk setiap tingkatan, misal manajerial, staff dan pekerja?
• Bagaimana menentukan kebijakan gaji pokok?
• Apakah sistem pembobotan jabatan digunakan?


• Apakah uraian jabatan selalu diupdate?
• Apakah gaji tidak tetap (variable) ada dalam pelaksanaannya?
• Bagaimana penentuan kenaikan gaji?
• Apakah gaji dikaitkan dengan sistem penilaian kinerja ?
• Apakah sistem penggajian sudah mengikuti aturan dan regulasi yang berlaku ?
• Apakah pemberian tunjangan sudah memenuhi persyaratan yang berlaku ?
• Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
• Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Tentang ketenagakerjaan

• Bagaimana mengidentifikasi ketrampilan tenagakerja ?
• Apakah ada isu-isu kritis mengenai suksesi tenaga kerja ?
• Apakah ada distribusi tenaga kerja yang tidak lazim berdasarkan umur, jenis kelamin dll ?
• Bagaimana perencanaan tenaga kerja dilakukan ?
• Bagaimana rencana suksesi untuk pimpinan dilakukan ?
• Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabata dan semua lokasi ?
• Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Tentang Pelatihan dan Pengembangan

• Bagaimana pelatihan diberikan ?
• Bagaimana program pelatihan dikelola ?
• Apakah ada staff yang membidangi khusus masalah pelatihan ?
• Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
• Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ?

Tentang Hubungan Industrial

• Apakah serikat pekerja ada di organisasi ?
• Apakah persetujuan dan kesepakatan kolektif ada disini ? Kapan kadaluarsanya?
• Berapa banyak demo yang ada setiap tahun ?
• Apakah ada demo yang luar biasa ?
• Tentang aspek hukum tenaga kerja
• Apakah ada proses untuk mengelola isu kesesuaian dengan hukum sesuai yuridiksi yang berlaku?
• Apakah ada proses litigasi ?
• Apakah proses yang sama dilakukan untuk semua jabatan dan semua lokasi ?
• Apakah proses dan prosedur dijalankan dengan konsisten ? 
• Tentang sistem informasi dan teknologi SDM
• Bagaimana data sistem informasi SDM diinstalasikan ?
• Seberapa update teknologi sistem informasi ?
• Apakah data dan informasi sudah benar akurat, tepat dan valid ?
• Apakah ada proses review terhadap teknologi informasi SDM secara periodik ? 
• Tentang Strategi SDM
• Kepada siapa pimpinan SDM tertinggi melapor?
• Seberapa besar kepedulian top manajemen terhadap isu-isu SDM ?
•  Informasi Eksternal

Informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dinilai.