PENDEKATAN RISET AUDIT SDM

pict: slideshare.net

Riset juga digunakan untuk mengaudit kegiatan SDM. Riset ini diarahkan untuk meningkatkan kinerja dari departemen tersebut. Beberapa alat pengumpul data dapat membantu dalam menghimpun data mengenai aktivitas SDM sebuah perusahaan. Setiap alat menyajikan pandangan yang berbeda mengenai aktivitas SDM sebuah perusahaan.

Seandainya dapat digunakan dengan sebaik mungkin, maka team auditor akan mampu menyusun pandangan-pandangan tersebut menjadi sebuah gambaran yang jelas mengenai segala bentuk aktivitas yang ada dalam sebuah perusahaan. Adapun alat-alat tersebut adalah, sebagai berikut:

1. Interview atau wawancara

Wawancara terhadap karyawan dan manajer memberikan auditor alat yang sangat kuat untuk mengumpulkan informasi tentang kegiatan SDM dan mengidentifikasi bidang-bidang yang membutuhkan perbaikan. Contohnya, ketika ada masalah pergantian karyawan katakanlah pada depatemen Loan Officer diidentifikasikan, kepada divisi SDM dan seorang konsultan mengadakan wawancara dengan manajer yang terkait untuk mempelajari masalah tersebut. Di sini kritik dan saran yang didapat dari wawancara dapat membantu menunjukkan dengan tepat persepsi dan penyebab yang dapat menyusun dasar bagi tindakan-tindakan ke departemen tersebut. Demikian pula saran dari manajer-manajer lain dapat mengungkap cara untuk memberikan mereka pelayanan yang lebih baik. Ketika kritikan tersebut dinyatakan cukup valid, maka perubahan harus segera dilakukan. Melalui wawancara langsung dapat pula dilakukan dengan mempersilahkan karyawan mengungkapkan pandangan-pandangan mereka tentang pekerjaan dan perusahaannya, dengan menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang telah dipersiapkan oleh auditor.

Setiap pendapat atau komentar karyawan dicatat dan kemudian ditinjau selama audit dilaksanakan untuk mencari penyebab masalah pergantian/berhentinya karyawan, ketidakpuasan kerja, dan masalah-masalah lainnya. Umumnya karyawan enggan melakukan kritik, maka pewawancara harus pandai menggunakan waktu untuk menggali dan mendengarkan pandangan atau tanggapan karyawan dengan hati-hati, di antara departeman, divisi atau manajer.

2. Informasi Eksternal

Informasi sebagai alat utama auditor. Perbandingan dari luar memberikan auditor suatu perspektif dalam menghadapi kegiatan-kegiatan perusahaan yang dapat dinilai. Beberapa informasi yang dibutuhkan diperoleh dengan mudah, sementara data lain sulit diperoleh. Sumber informasi yang signifikan adalah dari pemerintah. Melalui departemen ini secara rutin mempublikasikan informasi tentang kesempatan kerja di masa mendatang, tingkat pergantian karyawan, proyeksi karyawan, survei upah dan gaji serta frekuensi kecelakaan kerja yang dpat dijadikan sebagai pedoman atau pembanding.

3. Survei

Untuk survei ini memakan waktu dan biaya yang relatif besar, sehingga dalam praktiknya dibatasi hanya pada beberapa orang saja, sehingga untuk ini banyak departemen SDM menggunakan kuesioner untuk memperluas ruang lingkup penelitian mereka. Kuesioner juga dapat memunculkan jawaban-jawaban yang lebih jujur daripada wawancara langsung, dengan menggunakan kuesioner seperti berikut ini:

SIKAP KARYAWAN

1. Apakah pekerjaan para supervisor sangat memuaskan atau sangat tidak memuaskan ?
2. Apakah para supervisor tertentu memerlukan pelatihan untuk meningkatkan kualitasnya ?
3. Sudah diperbaik
4. Sikap-sikap tersebut semenjak survey terakhir.

SIKAP KARYAWAN TENTANG PEKERJAAN

1. Apa saja unsur-unsur yang umum dalam pekerjaan yang dapat menimbulkan sikap negatif ? dan apa yang dapat menimbulkan sikap positif ?
2. Menurut Anda dapatkah pekerjaan yang menimbulkan sikap negatif didesain ulang untuk meningkatkan kepuasan kerja ?
3. Menurut Anda dapatkah pekerjaan yang menimbulakan sikap negative diberikan jadwal kerja alternatif (misalnya hari minggu kerja hanya 6 jam atau waktu kerja yang fleksibel)

PERSEPSI KEEFEKTIFAN DEPARTEMEN SDM

1. Apakah karyawan pernah berpikir bahwa mereka bekerja untuk perusahaan yang bagus atau buruk
2. Apakah karyawan pernah berpikir bahwa mereka hanya sekedar memiliki jabatan atau karier ?
   1. Apakah karyawan pernah berpikir bahwa mereka memiliki kesempatan untuk memecahkan masalah di samping atasan mereka sendir ?
   2. Apakah karyawan pernah diberitahu perkembangan perusahaan ?
   3. Apakah karyawan menegetahui apa yang diharapkan dari mereka dalam pekerjaannya ?
   4. Apakah karyawan puas dengan jumlah dan jenis feedback yang mereka dapatkan tentang kinerjanya ?

4. Eksperimen SDM

Cara ini sebagai cara terakhir, terutama eksperimen lapangan, yang membandingkan kelompok eksperimen dengan kelompok control di bawah kondisi nyata. Cara ini dipakai untuk penelitian ketidakhadiran, pergantian, kepuasan kerja, kompensasi, keselamatan kerja karyawan dan kegiatan lainnya. Contoh: departemen SDM mengimplementasikan program latihan keselamatan kerja untuk sebagian supervisor. Kelompok ini disebut sebagai kelompok eksperimen, kelompok control terdiri dari supervisor yang tidak diberi latihan. Lalu dibandingkan dari sisi biaya dan benefitnya dari perusahaan. Eksperimen ini memiliki kelemahan, karena kemungkinan ada karyawan yang kecewa karena tidak terpilih untuk mengikuti eksperimen.

5. Analisis sejarah

Terkadang informasi dapat berisi catatan analisis historis yang seringkali dilakukan untuk memastikan kepatuhan pada aturan dan prosedur perusahaan, sebagai contoh audit terhadap keselamatan kerja. Dimana auditor harus mencari keterangan atau catatan tentang semua pelanggaran keselamatan kerja dan kesehatan kerja.

6. Audit Internasional

Audit internasional lebih kompleks dan lebih penting. Kompleksitasnya mengaudit kegiatan SDM lintas batas luar negeri dipersulit dengan perbedaan dalam hal hukum, kebudayaan, tradisi, sikap dan harapan. Kesulitan bagi auditor terletak pada masalah pengidentifikasian bidang-bidang yang berbeda dari praktik-prakrik perusahaan yang tidak sesuai dengan keadaan negara asing. Di satu sisi fungsi SDM mencari keseragaman pada praktik dan prosedur semua kegiatan untuk memastikan kepatuhan pada kebijakan perusahaan dan menjamin keseragaman budaya perusahaan. Di pihak lain, kompetisi, hukum, kebudayaan dan kepuasan karyawan dapat menuntut perbedaaan dari kebijakan, praktik dan prosedur perusahaan.

CATATAN KESELAMATAN KERJA

1. Menentukan perbedaan-perbedaan sebelum dan sesudah program dilaksanakan untuk menurunkan tingakat kecelakaan kerja
2. Adakah sebab-sebab terpola atau sebab-sebab yang dapat diamati ? Menurut pekerjaan ? Menurut shift ?
3. Apakah perusahaan telah patuh pada peraturan ?

CATATAN KELUHAN

1. Adakah pola keluhan yang timbul karena pernyataan kontrak tertentu ataukah karena pengawasan ?
2. Adakah klaususl-klausul dari persetujuan yang tidak jelas bagi serikat pekerja atau bagi manajer ?

STUDI KOMPENSASI

1. Apakah upah yang diberikan adil, baik secara eksternal maupun internal ?
2. Apakah perhitungan tunjangan dimengerti oleh karyawan ?
3. Apakah paket tunjangan tambahan lebih banyak dibandingkan dengan perusahaan sejenis setempat atau nasional ?

RENCANA TINDAKAN PENYETUJUAN

1. Apakah perusahaan patuh pada semua ketentuan kerja sama ?
2. Apakah rencana tindakan penyetujuan member

SKOR PRETEST – PRO TEST

1. Menentukan bilamana program pengenalan atau pendidikan meningkatkan skor tes atau kinerja
2. Seberapa jauh skor tes memengaruhi kinerja ?

CATATAN PENEMPATAN INTERNAL

1. Apakah presentase pekerjaan terpenuhi secara internal ?
2. Secara internal, seberapa jauh penyelenggaraan calon keryawan dipromosikan ?
3. Apakah grafik penempatan menunjukkan kekurangmampuan mempromosikan bakat/talenta karyawan ?

CATATAN SELEKSI

1. Apakah kinerja karyawan lebih baik, daripada menurut sumber tempat dimana mereka direkrut ?
2. Apakah biaya perekrutan dan seleksi dapat dibandingkan dengan biaya perekrutan dan seleksi dari perusahaan lain?

DATA KARYAWAN

1. Apakah data karyawan telah dilengkapi dengan benar ?
2. Apakah catatan tersebut berisi informasi yang akurat untuk membuat keputusan bagi karyawan ?
3. Apakah karyawan ini membuat kemampuan karier yang layak ?
4. Apakah karyawan ini merupakan sumber masalah kedisiplinan atau interpersonal ?

LAPORAN PROGRAM KHUSUS

1. Apakah program khusus telah mencapi hasil yang diinginkan ?
2. Apakah perusahaan patuh pada peraturan tentang jaminan kesehatan bagi pensiunan?

Proses Audit MSDM

6 Pendekatan dalam Riset Audit SDM ada di artikel selanjutnya